Egy tapasztalt coach 15 perc alatt sok fontos következtetést tud levonni egy Scrum csapat működéséről. Elég a napi Scrum megbeszélést megfigyelni. A napi Scrum, vagy standup megbeszélések adják a csapat pulzusát. Gyenge, vagy rendellenes pulzussal senki sem képes komoly teljesítményre. Ugyanígy egy Scrum csapat sem.
Mire való a napi Scrum megbeszélés?
A Scrum lényege a csapatmunka: a csapat tagjainak a közös cél érdekében tett, összehangolt erőfeszítése. A klasszikus projektmenedzsment szemléletben a résztvevők munkájának összehangolását a projektvezető végzi.
A Scrum csapatnak viszont nincs projektvezetője, a csapat tagjainak közös felelőssége, hogy a munka szervezett és hatékony legyen. Van ugyan Scrum Master, de ő a Scrum mechanizmusainak fenntartásán keresztül biztosítja az szervezettséget, nem pedig a feladatok kiosztásával. Az egyik ilyen mechanizmus éppen a napi Scrum megbeszélés.
A napi Scrum megbeszélések célja, hogy megteremtse az összhangot a csapat tagjai között. A napi Scrum biztosítja, hogy a csapat minden tagja pontosan tisztában legyen azzal, hogy mit kell közösen tenniük a cél elérése érdekében, illetve, hogy egyénenként milyen hozzájárulást kell tenniük a sikerért.
A Scrum Guide ajánlása alapján a csapat minden tagja három kérdést válaszol meg a napi Scrum megbeszélés során.
- Mit tettem az előző napi Scrum óta, ami közelebb vitt minket a sprint céljának eléréséhez?
- Mit tervezzek tenni a következő napi Scrum megbeszélésig, ami segíti a csapatot a sprint céljának elérése érdekében?
- Látok-e bármilyen akadályt, vagy kockázatot, ami veszélyezteti, hogy elérjük a sprint célját?
A napi Scrum megbeszélés központi eleme tehát a Sprint célja és annak elérése. Mi következik ebből? Az, hogy a jó napi Scrum alapfeltétele a jól megfogalmazott sprint cél.
Mivel a Scrum elsősorban magas kockázatú, bizonytalan projektek lebonyolítására kialakított módszer, ezért természetesnek veszi a bizonytalanságot. A napi Scrum célja, hogy ezeket a bizonytalanságokat a felszínre hozza és keretet biztosítson a helyzet folyamatos kiértékelésére és a döntések meghozatalára.
Hogyan szoktuk elrontani a napi Scrum megbeszéléseket?
A leggyakoribb hiba, hogy a csapatok nem tűznek ki sprint célt, így nincs mihez igazítani a napi Scrum megbeszéléseket. A cél hiányában a csapattagok beszámoló jelleggel „jelentenek” arról, hogy mit csináltak az elmúlt napon. Ahelyett, hogy a csapat együttműködésének motorja lenne, a napi megbeszélések egyirányú beszámolóvá alakulnak, mindenki a saját feladatára és beszámolójára kezd koncentrálni. Lassan kialakulnak az egyéni feladatok és a csapat sok különálló szigetre oszlik. Rosszabb esetben minden ember egy önálló sziget lesz.
Hová vezet a hibás működés?
- Mindenki a saját feladatára koncentrál, ezért a kommunikáció lelassul, a csapattagok nem figyelnek egymásra.
- Mindenki egy önálló user story megvalósításával foglalkozik, így rengeteg sztori készítése folyik párhuzamosan.
- A csapat tagjai nemcsak hogy önállóan dolgoznak, de gyakran egyedül is maradnak. Ennek következtében hajlamosak beleragadni a problémákba, ami végül lassabb haladást eredményez.
- A sok párhuzamos, lassan haladó feladat miatt gyakran előfordul, hogy a sprint végén alig valami készült el, a legtöbb feladat „majdnem kész” állapotban marad.
- A csapat sebessége ezért nagyon szélsőségesen ingadozik, képtelen előrejelezni a következő sprint eredményeit.
- A csapat végül sikerélmények nélkül marad, fokozatosan elkezdi elveszíteni a motivációját. A motiváció nélküli csapat egyre jobban elhanyagolja a célok kitűzését, a tagjai még jobban befelé fordulnak és végül csak a látszatát tartják fenn a Scrum működésnek. A csapat a céltalanság csapdájába esik.
Hogyan tudunk kimászni az ellaposodott napi Scrum megbeszélések csapdájából?
Húzóelv: fejezzünk be többet, kezdjünk el kevesebbet
Az egyik legjobb módszer a napi Scrum megbeszélések felélesztésére a Lean szemléletből jól ismert húzóelv alkalmazása. Miről is szól a húzóelv?
A húzóelv lényege, hogy a munkát egy jól definiált lépéssorozaton keresztül valósítjuk meg úgy, hogy a lépéssor legvégén lévő elemek állapota vezérli a teljes folyamatot. A vezérlés úgy történik, hogy ha a folyamat végén lévő elem továbblépett egy következő státuszba, az jelzi az azt megelőző fázisnak, hogy kész egy újabb munkadarabot fogadni.
Az üres hely felszabadulása jelzi, hogy a tervezés oszlopból készen állunk egy új sztori megvalósítására.
A húzóelv biztosítja, hogy a lehető legkevesebb félkész munka legyen a munkafolyamatban, azaz a készleteket a lehető legalacsonyabb szinten tartsuk.
Ez a szemlélet nagyon hasznos a legtöbb sikertelen sprintekkel küzdő csapat számára, ugyanis segíti a csapatot az eredményekre koncentrálni és megteremteni az együttműködést.
Húzóelv központú napi Scrum megbeszélés: lean standup
A húzóelv alapú napi Scrum megbeszélés az egyén helyett az érték leszállítására koncentrál. Ennek egyik feltétele, hogy a csapat tábláján a leszállítandókra (user story) koncentráljunk, amelyek világos munkafolyamatokon haladnak keresztül. Ha ez rendelkezésünkre áll, akkor a napi Scrum megbeszélés a következő forgatókönyv szerint zajlik.
- A Scrum Master rámutat a táblán a legutolsó, még nem kész user story kártyára. Mit tettünk eddig és mit kell még tennünk azért, hogy ezt a kártyát a következő státuszba juttassuk?
- A csapatból az az ember szólal meg következőként, aki tudja, hogy mit kell tenni a sztori következő státuszba juttatása érdekében.
- A cél, hogy a csapatból a lehető legtöbb ember találjon magának feladatot ezen az egy kártyának továbbmozdításán. (Természetesen az ésszerűség határain belül úgy, hogy az emberek ne akadályozzák egymás munkáját.)
- Ha összegyűjtöttük (és rögzítettük), hogy milyen feladatokat kell elvégezni a kártya következő státuszba juttatása érdekében, a csapat megnézi, hogy maradt-e még szabad kapacitása a következő napi Scrum megbeszélésig. Ha nem, akkor vége a megbeszélésnek, mindenki teszi a dolgát. Ha még maradt szabad kapacitás, akkor a sorban következő kártyára fókuszálva ismételjük meg ugyanezt a beszélgetést.
- Mikor a csapat úgy látja, hogy a csapat kapacitását lekötötték az előttünk álló napra érdemes egy gyors kört menni, ahol mindenki elmondja, hogy ő mit fog tenni a megbeszéltek szerint. Minden feladatnak egy, a táblán lévő user story kártyához kell kötődnie.
A módszer biztosítja, hogy a lehető legkevesebb dologgal foglalkozzunk egyszerre és minden feladatot egy jól meghatározott célkitűzés érdekében hajtsunk végre. Több éve alkalmazom ezt a módszert és minden esetben segített az ellaposodott és szétesett napi Scrum megbeszélések életre keltésében.
Alkalmazzuk tudatosan ezeket a módszereket!
Bármennyire is hiszek a fenti módszerben, fontos hogy tisztában legyünk a veszélyeivel is. A lean standup módszer segít a csapatnak abban, hogy hatékony munkafolyamatot valósítson meg és beindítsa a csapat tagjai közötti együttműködést. Tapasztalataim szerint tökéletesen működik alaposan megtervezett, vagy kevés bizonytalanságot rejlő munkák estén.
Fontos ugyanakkor, hogy a Scrum Master legyen tisztában azzal, hogy a jó Scrum csapat a sprint céljára koncentrál! Vigyázzunk arra, hogy a csapat fókuszát ne szűkítsük le kizárólag az egydarabos áramlásra. A napi Scrum megbeszélések célja végső soron az, hogy a csapat folyamatosan tisztában legyen az elérendő céllal és rendelkezzen elképzeléssel arról, hogy ezt hogyan fogja elérni. Az egydarabos áramlás szolgálja a sprint célját, nem pedig helyettesíti azt!
Hogyan alkalmazzuk a gyakorlatban?
A lean standup alkalmazását nagyban segíti, ha a user storyk és a feladatok nem keverednek össze a táblán. A Scrum Mate agilis projektmenedzsment rendszer például jól láthatóan elkülöníti a user storykat és az azok elkészítéséhez szükséges feladatokat, ami nagyban segíti a lean standup megbeszélések levezetését.
Némi testreszabással a Jira Agile is alkalmassá tehető a hatékony lean standup megbeszélések támogatására. A fizikai tábláknak meg természetesen nincsenek korátai… 🙂
Ez a cikk az adaptiveconsulting.hu oldalon jelent meg elsőként „Hogyan pörgessük fel a napi Scrum megbeszéléseket?” címmel.